sale konferencyjne Poznań
usługi

Organizacja konferencji.

Jak profesjonalnie zorganizować konferencję?

 

Organizacja konferencji to skomplikowana, pełna pułapek i niespodzianek droga. Bez odpowiedniej wiedzy i znajomości trudno jest przewidzieć, co może wydarzyć się podczas tego procesu. Zanim zabierzesz się za organizowanie tak dużego przedsięwzięcia sprawdź, jakie kroki podjąć i co może cię zaskoczyć podczas przygotowywania dużego eventu.

 

Organizacja konferencji – jak się do tego zabrać?

 

Dla wielu osób organizacja jakiegokolwiek wydarzenia wydaje się prosta. Zdobycie budżetu, zorganizowanie cateringu, zaproszenie gości – co w tym trudnego? Okazuje się jednak, że nawet najlepsi organizatorzy imprez mogą mieć problem ze stworzeniem poważnego eventu bez wpadek i nieprzewidzianych wydarzeń. Jeśli więc jest to twoja pierwsza konferencja, to specjalistyczna agencja zajmująca się na co dzień tego typu projektami pomoże ci w przedsięwzięciu. Jesteś odważny i chcesz spróbować samodzielnej organizacji? Zobacz, co cię czeka i jak przygotować się do pracy.

 

Organizacja konferencji – zadbaj o budżet

 

sale konferencyjne PoznańBez budżetu nie ma planowania. Zanim zaczniesz marzyć o dużym evencie i najwykwintniejszych przekąskach, oszacuj swoje możliwości finansowe. Wysokość budżetu, którym dysponujesz będzie wpływać na całokształt twoich działań. Od pieniędzy zależy, czy konferencja ograniczy się do serii wykładów i kawy dla uczestników, czy będziesz mógł zorganizować wydarzenie, które zapadnie wszystkim w pamięci. Duży budżet pozwoli ci m.in. na zorganizowanie koncertu, lepsze menu, nabycie materiałów do konferencji lepszej jakości. Pozwoli też na zaproszenie większej liczby gości, którzy będą mogli wziąć udział w imprezie.

Dopiero po ostatecznym uzyskaniu odpowiedzi, ile dokładnie będziesz mógł wydać na zorganizowanie imprezy zacznij planować. Pod uwagę musisz wziąć promocję konferencji, catering dla uczestników, ich ewentualne zakwaterowanie, obsługę techniczną imprezy oraz ewentualne dodatkowe atrakcje.

Masz problem z zamknięciem budżetu? Zacznij od spraw kluczowych, bez których konferencja się nie odbędzie, a dopiero po ich zamknięciu skup się na dodatkach, które ją uatrakcyjnią.

 

Wypromuj konferencję wśród swoich klientów

 

Masz określony budżet? Teraz czas na określenie, ilu zamierzasz mieć gości i prelegentów. Przygotowanie imprezy wiąże się z jej ciągłą promocją. Najlepszym kanałem są media społecznościowe, które w dzisiejszych czasach przewyższają jakiekolwiek inne media. Stwórz również stronę internetową konferencji, na której powinien być dostępny formularz rejestracyjnych i wszystkie niezbędne informacje, które mogą zainteresować uczestników. Jako że konferencje są zwykle prestiżowymi wydarzeniami, warto zapewnić jej rozgłos w mediach. Uzyskując patronów medialnych masz gwarancję, że o twoim wydarzeniu usłyszy całe miasto. Nie licz na pomoc dziennikarzy – sam przygotuj materiały prasowe, które w pełni odzwierciedlają ideę stojącą za organizowaną konferencją.

 

Catering na konferencję

 

Catering może być jedną z rzeczy, po których uczestnicy będą oceniać rangę twojego kongresu. Najlepiej więc znaleźć firmę cateringową, która jest sprawdzona, ma dobre opinie i podaje estetyczne, smaczne posiłki. Jedzenie powinno być podawane zgodnie z planem przerw pomiędzy prelekcjami. Składając zamówienie na posiłki weź pod uwagę, jakie jest zapotrzebowanie na jedzenie i napoje w czasie przerw w zajęciach. Uwzględnij opcje wegetariańskie i mięsne i postaraj się, żeby zapewnić dobre miejsce do podawania posiłków w czasie przerw– służą one nie tylko posileniu się, ale też nawiązywaniu relacji. Pamiętaj o obsłudze, zwłaszcza jeśli konferencja jest duża i prestiżowa.

 

Zakwaterowanie uczestników konferencji

 

Organizując spotkanie dla gości z różnych zakątków Polski i świata musisz mieć na uwadze zorganizowanie dla nich odpowiedniego zakwaterowania. Weź pod uwagę ceny hoteli i upodobania twoich gości. Rozważ takie miejsca, które nie zepsują dobrego wrażenia kongresu. Najlepszym pomysłem będzie samodzielne odwiedzenie poszczególnych punktów, sprawdzenie, czy mieszczą się w wyobrażonym standardzie i zapytanie obsługi o detale związane z pobytem.

 

Obsługa techniczna konferencji i jej miejsce

 

Organizacja konferencji nie może się odbyć bez profesjonalnego sprzętu i osób, które się na nim znają. Nie możesz dopuścić do awarii podczas wystąpienia ważnego prelegenta. Najbezpieczniej jest zatrudnić specjalistów, którzy mają dużą wiedzę i doświadczenie podczas wykonywania obowiązków podczas konferencji. Będą oni mieli rękę na pulsie podczas wystąpień, nie pozwolą na awarię rzutnika lub mikrofonu, a także zabezpieczą cały sprzęt po serii wykładów.

Ważne jest też miejsce, w którym chcemy zorganizować wydarzenie. Idealna sala w prestiżowej części miasta może być ponad twoje możliwości budżetowe, a niewielka salka konferencyjna w biurowcu nie spełni oczekiwań twoich gości. Zanim wybierzesz jakiekolwiek miejsce, dokładnie przeanalizuj jego potencjał i sprawdź, w jakiej odległości od hoteli twoich gości się ono znajduje.  

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *