Como organizar profissionalmente uma conferência?
A organização de conferências é um caminho complicado, cheio de armadilhas e surpresas. Sem o conhecimento e o conhecimento adequados, é difícil prever o que pode acontecer durante esse processo. Antes de começar a organizar uma empresa tão grande, verifique as etapas a serem seguidas e o que pode surpreendê-lo ao preparar um grande evento.
Organização de conferências – como fazer isso?
Para muitas pessoas, a organização de qualquer evento parece simples. Obter um orçamento, organizar serviços de catering, convidar convidados – o que é difícil? No entanto, acontece que mesmo os melhores organizadores de eventos podem ter problemas para criar um evento sério, sem percalços ou eventos imprevistos. Portanto, se esta é sua primeira conferência, uma agência especializada que lida diariamente com esse tipo de projeto o ajudará em seu esforço. Você é corajoso e quer se organizar? Veja o que o espera e como se preparar para o trabalho.
Organização de conferências – cuide do seu orçamento
Não há planejamento sem orçamento. Antes de começar a sonhar com um grande evento e os lanches mais sofisticados, avalie suas possibilidades financeiras. A quantidade de orçamento que você tem disponível afetará seu desempenho geral. Depende do dinheiro, se a conferência será limitada a uma série de palestras e café para os participantes ou se você será capaz de organizar um evento que será lembrado por todos. Um orçamento grande permitirá que você Para organizar um concerto, um menu melhor, compre materiais de conferência de melhor qualidade. Também permitirá o convite de mais convidados que poderão participar do evento.
Somente depois de obter a resposta final, quanto exatamente você pode gastar na organização do evento, comece a planejar. Você deve levar em consideração a promoção da conferência, a restauração dos participantes, suas possíveis acomodações, o suporte técnico do evento e quaisquer atrações adicionais.
Está com problemas para fechar seu orçamento? Comece com questões importantes, sem as quais a conferência não ocorrerá, e somente depois de fechá-las, concentre-se em adições que a tornarão mais atraente.
Promova a conferência entre seus clientes
Você tem um orçamento? Agora é hora de determinar quantos convidados e palestrantes você pretende ter. A preparação do evento está associada à sua promoção contínua. O melhor canal é a mídia social, que hoje supera qualquer outra mídia. Crie também um site da conferência em que o formulário de inscrição e todas as informações necessárias estejam disponíveis e que possam interessar aos participantes. Como as conferências são geralmente eventos de prestígio, vale a pena garantir sua publicidade na mídia. Ao obter clientes da mídia, você garante que toda a cidade ouvirá sobre o seu evento. Não conte com a ajuda de jornalistas – prepare seus próprios materiais de imprensa que refletem totalmente a idéia por trás da conferência organizada.
Catering para a conferência
A restauração pode ser uma das coisas que os participantes julgarão sobre a classificação do seu congresso. Portanto, é melhor encontrar uma empresa de catering comprovada, que tenha boas críticas e sirva refeições estéticas e saborosas. Os alimentos devem ser servidos de acordo com o intervalo entre as palestras. Ao pedir refeições, considere a necessidade de alimentos e bebidas durante os intervalos durante as aulas. Inclua opções vegetarianas e de carne e tente oferecer um bom lugar para servir refeições durante os intervalos – elas não apenas servem para alimentar, mas também para estabelecer relacionamentos. Lembre-se de serviço, especialmente se a conferência for grande e prestigiada.
Acomodação dos participantes da conferência
Ao organizar uma reunião para convidados de diferentes partes da Polônia e do mundo, lembre-se de organizar acomodações adequadas para eles. Leve em conta os preços dos hotéis e os gostos dos seus convidados. Considere lugares que não estragam a boa experiência do congresso. A melhor idéia será visitar pontos individuais, verificar se eles se enquadram no padrão imaginado e solicitar à equipe de serviço detalhes relacionados à sua estadia.
Serviço técnico da conferência e seu lugar
A organização de conferências não pode ocorrer sem equipamento profissional e pessoas que o conhecem. Você não pode permitir uma falha durante um orador importante. É mais seguro contratar especialistas com amplo conhecimento e experiência no desempenho de tarefas durante a conferência. Eles terão o dedo no pulso durante os discursos, não permitirão que o projetor ou o microfone falhem e também protegerão todos os equipamentos após uma série de palestras.
O local onde queremos organizar o evento também é importante. O salão perfeito em uma parte de prestígio da cidade pode estar acima do seu orçamento, e uma pequena sala de conferências no prédio de escritórios não atenderá às expectativas de seus convidados. Antes de escolher qualquer lugar, analise cuidadosamente seu potencial e verifique se ele está próximo dos hotéis de seus hóspedes.
